昨日の続き。
昨日は、「タスク管理」について書きましたが、その中でも最も基礎的なタスク管理法の1つである「ToDoリスト」についてです。
ToDoが消化できない人は、そもそもToDoのリストの建て方が間違ってる可能性大
ToDoがうまく消化できない場合における考えられる要因は、主に以下のものではないかと思います。
- シンプルに「キャパオーバー」
- 項目の「ゴールが見えてない」
- 項目が「具体的じゃない」
シンプルに「キャパオーバー」
1個目の「キャパオーバー」については、ぼくの場合最初からそれを承知の上で記載しているので、ぶっちゃけ手書きToDoにおいて「食べ残し前提」で書いているから全然いいんですよね。
なので6個～12個程度書いてても、「3個消化できたらオッケー」くらいのゆるいルールにしている。出来なかったら翌日に持ち越しって感じで。
なので、書くなら「出来る or 出来ない関係なく」って感じで最初から割り切って書てもいいとは思う。
ただ、それはあくまでタスクの「数」の話であって、「1タスクにおけるボリューム」が明らかに1日で終わらないものを書いてもしょうがないと思うので、そういう時は可能な限りタスクを小分けにするといいと思います。
項目の「ゴールが見えてない」
手書きToDoリストで自分も昔やってしまってたんですけど、「そもそもゴールが明確じゃない」と、終わるものも終わらない以前の話として「そもそも着手すらせずに一日が終わる」みたいな感じになります。
なので、「取り組むべきタスクや課題のゴールはどこなのか」という点だったり、それに対して「どこまで進めるのか」や「どこで区切るのか」という点について、着手する前に予め決めておくと精神的にだいぶ楽です。
マラソンにおける「あの電柱まで」の理論と一緒で、ひとまず向かうべきポイントが明確であるかそうでないのかによって、達成率や達成までのスピードは大分異なると思います。
項目が「具体的じゃない」
前段の「ゴールが見えてない」ってところにも繋がるんですけど、例えば、アフィやってる人が「今日はブログ書くぞ！」と思っても、ToDoリストに「ブログ執筆」とだけ書いても、未完で終わる可能性が非常に高いです。
また、仮に完遂させたとて「それしか出来なかった」ということになりかねないです。
というのも、アフィでブログを書く場合って、画像も用意しなきゃいけないだろうし、字数もそれなりに必要じゃないですか。
ましてそれを毎日更新ってかなり大変な筈なので、こういう時は「ブログ作成に必要な作業を一旦分解してリストアップ」し、それらを「分業」するとやりやすいです。トヨタ式ってやつですかね。
例えばこんな感じ。
- 月：ブログネタ収集
- 火：タイトル決め
- 水：目次決め
- 木：画像収集
- 金：画像アップロード＆貼り付け
- 土：本文作成
- 日：本文作成
こんな感じで、1本のブログを完成させるために必要なタスクを洗い出し、その各タスクを各曜日で分担。その曜日には「それしかしない」という感じにしておきます。
で、これを1週間分とかまとめてやると、本文作成が非常に楽になります。
特に月曜日の「ネタ収集」で、2週間～1ヶ月分くらいガッツリネタをメモっておいて、「タイトル」と「目次決め」もガッツリ作り込んでおくと、本文作成がびっくりするくらい楽になります。
それこそ、これらを「notion」で管理すると、ブログの下書きもそこで出来ますし、ぼくのこの数日分のブログもnotionでネタのメモを作っておいて、それを広げていたりします。
あとこれはあくまで、ぼくがいま思いつくまま書いた一例なので、実際のタスク管理において時間がかかりそうなところは2日に分けてもいいでしょうし、その逆も然りです。
要は、1本のブログを書くのに、「頭からケツまで一気に書き切ろう」だなんて思わないほうがいいです。だって疲れるから。
というのも、実はこれ「1本書き上げるのに必要な延べ時間」って意味でいうと、頭からケツまでストレートで書いた時と然程変わらないんですよ。
けど、分業によて負荷分散できるので、「一日あたりの負担」は軽く出来るし、それ以外のことにも時間を使えるんですよね。
なので、ToDoリストにもできるだけ具体的な作業内容を書いた方が達成率は断然上がります。
ToDo、ひいては「目標達成」という話にも直結するんですけど、そういう意味ではマナブさんのこの動画が非常に参考になります。
【経験談】目標を達成する方法【結論：小さな目標にしたらOKです】
これについては、メンタリストのDaiGoさんも同様のことを色んな動画言ってる気がします。