昨日、「履歴を残すならGitHub、メモや手順等の詳細を残すならnotionの方が向いている気がする」、というような話を書いた。
今回はその続編的な感じで、「タスク管理」の話です。
自分のアフィリエイト系の作業やIT企業でのバイトを通じて、この手のツールを全く知らない人よりかは、なんとなくその手のツールの扱いには慣れてはいるので、初心者向けの話です。
ぼくが使ってるタスク管理ツール
まず、「タスク管理ツール」って色々あると思うけど、ぼくはプライベートでもバイトでも、主にこのツールを使っています。
- Googleスプレッドシート
- Trello（トレロ）
- 手書きのToDo
少なくとも「タスク管理ツール」という視点で考えるならば、使用するツールなんてそこまで多くを必要としないかなと思います。寧ろ多すぎても意味がないと言うか。
なので、「どの視点で、どうやって進捗を把握・管理するか」という点でいけば、結局のところ「これらを併用する」のが最適解かなと個人的には考えます。
まあ、これらもnotionで全てやろうと思えば出来るんでしょうけども。
Googleスプレッドシート
https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/
スプシに向いている利用方法
- 抱えている複数のタスクの現状（ステータス）を時系列で一望的に確認するのに向いている。
特徴としてはこんな感じで、今更知らない人はいないとはあまり思いますが、要するに「Google版エクセル」です。
エクセルをよく知らない人からすると、「表計算ソフトちゃうの？」って話だと思うんですけど、スプシもエクセルも、表計算だけじゃなくて「作表」とか「データをグラフィカルに表現し可視化する」というのは勿論、単純に「情報を時系列に並べることにも向いているツール」なんですよね。
故に、同系統の各タスクやペンディングしているタスクなんかを一気に並べることで、「今何がどの程度溜まっていて、それぞれがどのフェーズにあるのか」を一望するのに向いていると思います。
具体的には「日時 | タスク発生元URL | 関連するURL | ジャンル | ステータス | 引継元 | 引継先 | 備考・概要」のような項目を横に並べて、あとは下に時系列ごとにどんどん追加していくとすれば、視覚的に状況を把握しやすくなります。
例えばこんな感じで。
| 日時 | タスク発生元URL | 関連URL | ジャンル | ステータス | 引継元 | 引継先 | 備考・概要 |
| 2022年9月16日 | https:// **** | https:// **** | 支払い関連 | 回答待ち | @●●● | @■■■ | |
因みに「ジャンル | ステータス | 引継元 | 引継先」なんかは、内容的に選択肢が絞られるケースが多いと思うので、それらはプルダウンメニューを別途作成し、「ステータスごとにセルの色を列ごと変色させる」とすると、より視覚的に状況がわかりやすくなります。
ぼくはこれをバイト先で考案・作成し、チーム内で運用しています。
個人で抱えているタスクを可視化⇒共有する
しかもこれは元々ぼくが半ば個人的に一人で使用していたんですけど、このシートをチームで共有することで、「自分が今握っているタスクを可視化＆共有」することが出来るわけです。
例えば、自分が休みの日でも、このシートに記載しておけば他のメンバーがシートに記載されている内容を見て、対応を引き継ぐなんてことも出来ると言うわけです。
番外編：テンプレート（雛形）としても使える
また、アフィ系作業のときは、「ブログ更新スケジュール 兼 記事テンプレート」としても使用していて、全く別の使い方ではあるんですけど、タスク管理的にも使用しています。
これはどちらかというと、タスク管理というよりかは「作業シート（作業中にリアルタイムに使用していくシート）」という感じですね。
スプシは工夫次第でどんな使い方にでも応用できるので、本当に便利だなと感じてます。
スプシまとめ
Trello（トレロ）
Trelloに向いている利用方法
- ある単一・独立プロジェクトの「完成」に必要なタスクの洗い出し
- その各タスクの進捗状況の確認と管理
Trelloは所謂「カンバン方式」と呼ばれるタスク管理ツールです。「カンバン方式」の詳細については、この辺のサイトが参考になりそうです。
※参考サイト
プロジェクト管理を進める際よく耳にする「カンバン方式」。効率的にプロジェクトを管理する方法として使われています。しかし、…
でも、タスク管理といっても、ある1個の大きなプロジェクトがあって、それを完遂するために必要なタスクをすべて洗い出した上で、それらを一人或いは複数人で消化・運用する際に、その進捗状況を確認したり管理するのに適してるツールといえます。
これは、ぼくの場合個人で使っているんだけど、ぼくの使い方の具体例で言うなら、「サイトリニューアル計画」みたいなプロジェクトとかで使用します。
その場合、ボード上には「Backlog | ToDo | DOING | DONE | PENDING」と言う形でリストを並べて、各リスト内に必要なカード（具体的なタスク）を並べていくという感じですね。
Trelloの便利なところって、シンプルに「作成したカード（タスクが書かれている各項目）」を、「ドラッグ＆ドロップで移動できる」ってところが何気に便利だと思う。
こういう「操作性」というか「操作のシンプルさ・簡便さ」っていうのも、タスク管理のみならず業務運用のツールには非常に重要だと思います。
Trelloまとめ
手書きのToDo
手書きToDoリストに向いている利用方法
- 今日これから着手するタスクの洗い出し
- 日々、どの程度のタスクを消化できているかがわかる
- 逆に何を後回しにしがちかもわかる
これについては、ぼくの場合、ネット上や端末上のツールではなく、「めくりのメモ帳」を使用します。
日付・曜日を記入し、Trelloのカード（各タスク）のように書いていくんですが、ぼくの場合、1列に下方向に箇条書きで羅列するのではなく、「左・中・右」の3カラムに分けて「6個～最大12個位」書き、1枚の紙で3日～4日分書きます。で、終わったら取り消し線でDONEにすると。
で、ぼくの場合なんとなく、左から「重要度・緊急度の高いもの」を並べるようにしている感じではあるんですけど、最近では割とその辺りはお構いなしになってますね。思いついたものをひとまずバーっと書いていく。
あと、6個～最大12個程度のタスクを記載すると書きましたけど、ぶっちゃけそんなに沢山消化できるわけないんですよ。けど、絶対ムリなのを承知で、ひとまず「できれば今日消化したいと思っているものは全てを書く」という風にしています。
何故かというと、記載するタスク量を「今日できそうな分だけ」にとどめてしまうと、それを消化できた段階で満足してしまい、その後何もやらなくなりそうな気がして。
あと、ひとまず書くだけ書いておいてを毎日やっていると、タスクの食べ残しがあった場合、自分が何を後回しにしてしまっているかが可視化されるんですよね。
なので、後々重い腰を（多少は）上げやすくはなるというのと、「やっぱりこのタスク要らないかも」と吟味し、捨てることも出来るんですよね。
手書きToDoまとめ
全体まとめ
まあ、「タスク管理」と「ノート術」って、その人のライフスタイルや業務形態等で最適解が異なるものだと思うので、ツールそのものについてはぶっちゃけなんでもいいと思います。自分が使いやすいものであれば。
ただ、こうしたテーマの際に「デジタル VS アナログ」みたいになりがちだと思うんですけど、賢い人はこのあたりを上手に「使い分けて（併用して）」運用していると思います。
ノート術やタスク管理が上手くいかない、管理が煩雑になるというのは、「運用ルールが統一されていない」とか「ツールが散逸しすぎ」という点もさることながら、「現状を把握しづらい」というところもあると思います。
なので、「個人或いはチーム全体で抱えているタスクが一望できるツール」+「更にそれを深掘る必要があるならそのツールも」という形で、ツールは2つ3つ程度に絞って、ルールを明確にすればいいのではないかと思います。